Tietosuoja ja asiakirjajulkisuuskuvaus

Tietosuoja

Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sovelletaan 25.5.2018 alkaen ja sitä sovelletaan henkilötietojen käsittelyssä sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Asetuksen tavoitteena on varmistaa, että oikeus henkilötietojen suojaan ja sitä kautta yksityisyyteen toteutuu myös digitaali-aikana. Tietosuoja-asetus vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä. Asetuksessa säädetään henkilötietojen käsittelyä koskevista periaatteista, jotka ohjaavat henkilötietojen käsittelyä.

Tietosuojaperiaatteita ovat:

• käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys
• käyttötarkoitussidonnaisuus
• tietojen minimointi
• tietojen täsmällisyys
• tietojen säilytyksen rajoittaminen
• tietojen eheys ja luottamuksellisuus
• rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus

Laitilan kaupungilla on kokonaisvastuu yhteistyötahojensa henkilötietojen käsittelystä. Yksityishenkilöille eli rekisteröidyille uudistus toteutuu uusina oikeuksina. Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa esimerkiksi oikeus oikaista tietonsa, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä ja saada tietonsa poistetuksi. Nämä oikeudet eivät kuitenkaan ole ehdottomia ja niihin sisältyy poikkeuksia, koska henkilötietojen käsittelyperuste vaikuttaa siihen, mitä oikeuksia rekisteröidyllä on

Tietopyynnöt tulee tehdä kaupungin verkkosivuilla olevilla seuraavilla tietopyyntölomakkeilla:

Täytetyt hakemukset tulee toimittaa henkilökohtaisesti (henkilöllisyys tarkistetaan) Laitilan kaupunginvirastoon hallintotoimelle, Keskuskatu 30, 23800 Laitila.

Laitilan kaupunki kerää henkilötietoja erilaisten viranomaistehtävien suorittamista varten.

Käytössämme olevat tietosuojaselosteet ovat:

Tietoa EU:n tietosuoja-asetuksesta ja viranomaistoiminnasta on osoitteessa www.tietosuoja.fi(siirryt toiseen palveluun)

---

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Selvitys asiakirjajulkisuuden toteutumisesta (Tiedonhallintalaki § 28)

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.

Laitilan kaupunki muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön. 

Yhteystiedot:
Puhelinvaihde: 02 85 011
Käyntiosoite: Keskuskatu 30
Postiosoite: PL 25, 23801 Laitila

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kaupunkilaisille yleiskuvaus Laitilan kaupungin asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle, sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa kaupunki käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja kaupungilla on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulisi yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko helpottavat hakua huomattavasti. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Opiskeluhuollon tietopyyntölomake

Lomake on tarkoitettu opiskeluhuollon työntekijöille

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Kunnan viranomaisen asiakirjasta, joiden lunastuksesta ei ole toisin säädetty tai määrätty, peritään kunnalle lunastusta tai maksuja ao. hinnaston mukaan: